リンク集の作成
社内のＩＴ化が進むと、大体の社内情報にブラウザで到達することができるようになる。この時にやらなきゃいけないのが、どこにどんな情報が存在するのかというのを整理することだ。まあ、大体において、「やりたいこと別のリンク集」を作成することになるだろう。「書式集」のようなリンクを作る人が良くいるのだけれど、書式は「ＸＸをやりたい」から必要なのであって、書式集を必要とする人なんぞいないのだ（総務部を除く）。
基本、同じ部署のメンバーが必要な社内情報はだいたい同じところにあるので、部署別のやりたいこと別のリンク集が作成されて共有されるようになると思われる。リンク集は作ってもよいのだけれど、なにか依頼するような場合については、リンク集に甘えず、その依頼に必要な情報へのリンクをつけたほうが良い。
メール受信者がリンク集にたよらなくてもよい状態にする
よくあるのが、「ＸＸ日までに〇〇のチェックシートを入力しておいてください」というような依頼メールに「チェックシートへのリンク」がはられていないことだ。また「会議資料をＸＸ日までに更新しておいてください」でも同じことだ。
すくなくとも、依頼者はチェックシートの場所を理解しているし、会議資料の場所だって理解している。だったら、依頼者が1分かけてリンクしてしまえば、メンバー全員が「あれ、チェックシートどこだっけ？」「あれ、会議資料どこだっけ？」と探さなくてもよくなる。
「ＸＸの申請を行ってください」というメールであっても、申請のワークフローや、申請用紙の入手なんかもリンクさえはってあれば、すぐに可能となる。
メールに貼ってあるリンクをクリックするのに必要な時間は秒単位だが、自分の知識からリンク先にたどり着く時間は、もし受信者がリンク先を知っていたとしても分単位だろう。リンク先の人数にもよるけれど、「リンク張ったメールだけで全体工数が1時間浮く」なんてことは簡単に発生する。
ということで「メールに必要な情報へのリンクをつけることは、全体の工数を減らすことだから、率先してやる」と、そのうち文化として醸成してくるので、ぜひやっておいた方が良い。
結論
①部署内で「やりたいこと別」の共有リンクを作成したほうが良い
②共有リンクがあろうがなかろうが、メール（チャットでも同じ）で依頼する際は、リンクを張ったほうがよい
1点だけ補足しておくと、「編集可能なファイルへのダイレクトリンク」は
・誰かがそのファイルを使用している。
・誰かがファイル名を変えてしまった。
場合に編集の競合や、未達リンクになってしまうことがあるので、フォルダリンクにしておいた方が無難だったりする。注意したほうが良いだろう。
