部内で使うような簡単なツールをEXCELで作成した場合や、テンプレートファイルを作成した場合、配布方法には注意しなければならない。ファイルサーバに置いたり、Sharepointに置いたりするわけだけれど、置いたが最後、誰に壊されるかわからないのだ。
EXCELで作成するようなツールは、大体の場合、「計算式」や「リストの参照先」を持っている。リテラシーが低いユーザはそんなことを考えもしないので、計算式を値で上書きしてくるし、「リストの参照先」を削除したりする。そしてそのまま、サーバ上、Sharepoint上で上書きをするのだ。なので、一般的には「ファイルを上書きできない権限」だけ与える、EXCELで上書き警告設定を行う等、上書きをできないような対策を行う。
EXCELファイル側では、計算式セルを保護したり、参照先シートを非表示にしたりするような対策を行う。
なんだけれど、ツール作るときや配布するときに、いちいち毎回このような対策を行うのは非常に面倒なのだ。
オリジナルツールをどこかほかのところに保存しておくのもよいけれど、それは2重管理になってしまうのでやりたくない。履歴管理するのもよさそうだけれど、ファイルサーバの履歴管理は「壊れたことにすぐ気づけた」場合には役立つけれど、数か月後に気づいてしまったら、履歴自体が消えてしまうし、そもそもやり方を教えるのもめんどくさい。
そんなもろもろの対策より簡単なのが「ZIP」で提供することだ。
ZIP化することによって、
①オリジナルは保護される。
②コピーは(解凍することで)各自が保有する。
③コピーが破壊されてもオリジナルには影響がない。
という状態を保つことができるのだ。
なので、「EXCELでテンプレートやツール作ったときは、できるだけZIP化して提供するとよいですよ」という話でした。
たいていの場合「壊れた?知らんがな、元ファイルがここにあるから、解凍して使いな」で対応完了する。
まあ、こんな感じでいいんじゃないかと思う。