本日、某社のイベントセミナーをYoutubeで見ていたのだが、コメント欄がOFFになっていた。このセミナーは事前登録が必要なセミナーで、登録者のみに公開されるセミナーだったので、本来コメント欄を閉じる理由が見つからない。まあ一歩譲ってコメント欄をOFFにするのはいいんだけど、発生しているトラブルにリアルタイムで気づけないじゃん、、、とか思っていたところ「音声が発信されないまま5分しゃべり続ける」というかわいそうな状況になっていた。結局音声が入っていないことには、twitterの反応で気づけたらしい。
音声が発信されないまま5分しゃべり続けるってのは、実はWEBミーティングの失敗あるあるで、大体の場合「音声聞こえますか」「アジェンダ見えますか」と最初に発信し、それに対するレスポンスを待ってからミーティングを始めるっていうのが今の一般的なやり方だ。また、音声の問題があった場合には、チャット機能で報告するように参加者に伝えておくと、参加者からのメッセージを受けて不具合に気づくことができる。
WEBミーティングではなく、Youtubeを使用した情報発信とはいえ、音声の導通が正しく行われてるか確認してからイベント始めるのが当たり前だと思うけれど、そのレスポンスを受け取る唯一の窓口を封じてイベントを始めるんだから、なかなかイベント慣れしていない会社だと思う*1。
WEBミーティングをうまく実行するためのコツっていうのは体得するものであって、体系化されていないのかもしれないと思ったので、知る限りのコツを以下に記載しようと思う。
- 少なくとも主催者のカメラだけはONにしておく*2。
- WEBミーティング開始の5分前までに、異なる場所から参加する人を一人捕まえておいて、音声導通、画面共有状態が正常か確認する。
- 発表に使用するファイルはあらかじめ開いておく*3。
- アジェンダを用意し、ミーティング開始時間前にはそれを映しておく*4。
- 音声や画面共有が途切れた場合の報告経路を最初に明示しておく。
まあ、こんな感じだと思われるので注意しておくとよいかもしれない。
